ایمیل، نوع پیچیده‌ای از برقراری ارتباط است. برخی از آن‌ها نامه‌های رسمی و برخی مکاتبات روزمره هستند. الزاماً همه به این که چه چیزی را و چگونه از طریق ایمیل بیان می‌کنند، به اندازه کافی توجه ندارند. به لطف فن‌آوری، امروزه ارسال چند ایمیل سریع از هر جایی که هستید از همیشه آسان‌تر است.
اما متاسفانه ذهنیت "ایمیل سریع" می‌تواند مشکلاتی ایجاد کند؛ مخصوصاً وقتی که شما در سمت دریافت ایمیل‌های کاری منفی قرار گرفته باشید. در حالی که ممکن است فرستنده قصد برخوردی منفی یا بی ادبانه نداشته باشد، گاهی اوقات لحن ایمیل خصمانه، انتقادی یا عصبی است.
خواندن ایمیل‌های منفی ساده نیست. حالا این می‌خواهد یک ایمیل بد از رئیس شما باشد، یک ایمیل عصبی از یک مشتری و یا یک همکار که نسبت به شما ابراز ناراحتی می‌کند. غیر از ناراحتی طبیعی شما از دریافت چنین ایمیل نامطلوبی، طبیعتاً باید به دنبال این باشید که اوضاع را مرتب کنید. بنابراین برای دریافتن این که چطور با ایمیل‌های منفی به طور حرفه‌ای برخورد کنیم، ادامه این یادداشت را از دست ندهید.
اول از همه چیز
پیش از آن که پاسخی را شلیک کنید، یک گام به عقب بردارید تا خونسردی خود را به دست آورید و دیدگاه جامعی درباره موقعیت خود کسب کنید.
در برابر وسوسه پاسخ دادن مقاومت کنید
قاعدتاً اولین واکنش شما بلافاصله پس از خواندن یک ایمیل ناخوشایند این است که بلافاصله به آن پاسخ بدهید. اما برگرداندن یک پاسخ احساسی متقابل، می‌تواند شما را به نقطه حرارتی بالاتری برساند و نیازی به ذکر این نیست که احتمالاً روابط خوب و مهمی را خراب می‌کند. بنابراین جلوی خودتان را بگیرید و بلافاصله پاسخ ندهید.
از صفحه‌کلید دور شوید
به جای هر کاری به خودتان برای کمی خنک شدن وقت بدهید. از پشت میزتان بلند شوید، کمی قدم بزنید، یک لیوان آب بنوشید یا به گفتگو با یک دوست یا همکار دیگر بپردازید تا شرایط را بهتر تشخیص دهید. این کار به شما امکان می‌دهد که قبل از بازگشتن به پشت میزتان و مواجه شدن با ایمیل دریافتی، از تحت فشار بودن خارج شوید.
مگر در مواقعی که پای یک موضوع اضطراری در میان است، اگر دریافتید که این کارها کمکی نمی‌کنند، اجازه بدهید یک شب بر شما بگذرد. گاهی اوقات فراموش کردن یک ایمیل نامطلوب و یک خواب خوب شبانه می‌تواند دیدگاه شما نسبت به اوضاع را تغییر دهد و از ارسال یک پاسخ احساسی و منفی متقابل و غیر مفید جلوگیری کند.
آن را دوباره بخوانید
وقتی ذهنیت شما بهتر و آرام‌تر شد، بنشینید و ایمیل را دوباره بخوانید. ممکن است به آن بدی که فکر می‌کنید هم نباشد و شما معنای آن را عجولانه تفسیر کرده باشید. همین‌طور که می‌خوانید، یادداشت برداری کنید، موضوعات اساسی که فرستنده به آن‌ها اشاره کرده است را بنویسید. این کار کمک خواهد کرد که در پاسخ خود به همه نگرانی‌ها به طور مناسب اشاره کنید.
آن را نادیده نگیرید
وسوسه کننده است که بعد از دریافت یک ایمیل کاری منفی، آن را پاک کنید. هر چند ممکن است این کار در برخی از روابط شخصی‌تان گزینه درستی باشد، اما انتخاب درستی در روابط کاری شما نیست. خوشبینانه ممکن است این طور به نظر برسد که شما از مواجهه با موضوع اجتناب می‌کنید و این هرگز در محیط کار وجهه خوبی ندارد. در بدترین حالت هم عدم پاسخ به ایمیل‌های کاری منفی باعث می‌شود منفعل و پرخاشگر به نظر برسید.
تعارض‌ها در محیط کاری هیچ وقت جالب نیستند اما نمی‌توانند هم برای همیشه نادیده گرفته شوند. هر چند صرف یک یا حداکثر دو روز زمان می‌تواند قابل قبول باشد، اما پاسخ دادن را فراموش نکنید چون در این صورت فقط تنش‌ها را با فرستنده افزایش داده و وضعیت را بدتر می‌کنید.
چگونه به یک ایمیل کاری منفی و عصبی پاسخ دهیم
وقتی که آرام شدید و خودتان را به موقعیت مسلط یافتید، چطور باید به یک ایمیل کاری منفی و عصبی پاسخ دهید؟ در یک کلمه: "با دقت!". بنابراین از راهنمایی‌های زیر برای نوشتن یک پاسخ مثبت که تعارض را حل و فصل کند استفاده کنید:
به آن فکر کنید
وقتی پاسخ خود را آماده می‌کنید، به هر سوالی که فرستنده پرسیده است پاسخ دهید و سوء تفاهمات ارتباطی بین خودتان را شفاف کنید. اگر چیزی را درک نکرده‌اید، خجالت نکشید از این که سوالاتی از فرستنده بپرسید. توضیحات بیشتری بخواهید تا بتوانید دیدگاه او را بهتر درک کنید و امیدوار به حل و فصل مشکل باشید.
همه جنبه‌های آن را در نظر بگیرید
آیا مواردی که فرستنده به آن‌ها استناد کرده دقیق، واقعی و موجه است؟ آیا شما قادر به پیگیری موضوع نبودید ، یا این چیزی است که کاملا از کنترل شما خارج است؟ فقط به آنچه که فرستنده گفته است توجه نکنید بلکه به چرایی بیان آن‌ها هم فکر کنید. در حالی که لحن ایمیل ممکن است بی ادبانه و عصبی باشد، ولی ممکن است فرستنده دلیل درستی برای ناراحتی داشته باشد. تلاش کنید خود را جای او بگذارید و در این صورت ممکن است دیدگاه کاملاً جدیدی به دست آورید.
آرام باشید
مهم نیست که چه اتفاقی می‌افتد.بهترین کار این نیست که عصبانی شوید یا در پاسخ خود تدافعی عمل کنید. ممکن است فرستنده کاملاً ناعادلانه رفتار کرده باشد و یا موضوع اساساً مربوط به شما نباشد. با این وجود پاسخ دادن اصطکاکی هیچ فایده‌ای در کاهش تنش‌ها نخواهد داشت.
این کار همیشه آسان نیست، بنابراین وقتی شک دارید که آیا به اندازه کافی آرامش خود را حفظ کرده اید یا نه، قبل از این که دکمه ارسال را بزنید، از کس دیگری بخواهید که ایمیل را بخواند. ممکن است شخص دیگر برخی عبارات یا لحن‌های تهاجمی و تهدیدکننده را در پاسخ شما تشخیص دهد که خودتان به آن‌ها آگاه نیستید.
گوشی تلفن را بردارید
حتی اگر این انتخاب اول شما نیست، ولی گاهی اوقات بهتر است پاسخ به ایمیل را رها کنید و به جای آن گوشی تلفن را بردارید. این آسان‌تر از وقت گذاشتن برای نوشتن افکارتان است و می‌تواند برخی تله‌های موجود در ارتباط نوشتاری را از پیش پای شما بردارد.
برخورداری از یک لحن آرام و دوستانه در صدای شما بسیار آسان‌تر از انتقال این لحن با نوشتار بر صفحه نمایش است و این امتیاز را هم دارد که میتوانید صدای طرف مقابل را نیز بشنوید و درک بهتری از منظور او به دست آورید. کاملاً ممکن است که شما تفسیر نادرستی از آنچه فرستنده نوشته است داشته باشید. طبیعتاً همه نمی‌توانند به روانی و شیوایی مرحوم دهخدا بنویسند!
این مطالب را هم ببینید:
با تغییر مدیرمان چطور برخورد کنیم
مدیرتان را مدیریت کنید!
